Magyary Zoltán E-közigazgatástudományi Egyesület

„Az 2018. október 10-én, Balatonfüreden megtartott szekció kerekasztal beszélgetésének résztvevői voltak:

• Dr. Csiszér Gábor, főosztályvezető, Innovációs és Technológiai Minisztérium
• Éberling Tamás, country manager Hungary, Veritas
• Jobbágy László, állandó szakértő, Digitális Jólét Program
• Kocsis Ádám, szolgáltatási vezérigazgató-helyettes, IdomSoft Zrt.
• Pajna Sándor, vezérigazgató, eKözig Zrt.
• Tóth Csaba, üzletfejlesztési igazgató, Oracle
• Prof. Dr. Risztics Péter, Budapesti Műszaki és Gazdaságtudományi Egyetem
• Sikolya Zsolt, Nemzeti Hírközlési és Informatikai Tanács
• Tóth József, főosztályvezető, Pénzügyminisztérium
• moderátor: dr. Sántha György, elnökségi tag, Magyary Zoltán E-közigazgatástudományi Egyesület

Összefoglaló
A beszélgetésen kialakult konszenzus szerint be kell vezetni Magyarországon is a a tudatos közigazgatási adatmenedzselést, mint általános szervezeti tevékenységet, mert a magánigazgatás most már komolyan előbbre tart ezen a területen
Maga az adatmenedzsment a szervezet belső adatvagyonát érintő vezetési-irányítási tevékenység. Szoros értelemben egy szervezeten belüli szolgáltatás, mely azzal segíti a szervezet információkkal való történő ellátását, hogy irányítja és/vagy koordinálja a megbízható és szükséges adatok meghatározását és felhasználást.
Az alábbiakat foglalja magában

• szervezeti adatigények felmérése (eseti/rendszeres),
• adatgyűjtés,
• adatszolgáltatás (eseti/rendszeres),
• adathasznosítás,
• adattovábbítás, publikálás,
• adattárolás, archiválás, törlés.

Továbbá az adatmenedzsment abban segít, hogy tudja a szervezet, hogy “mije van”, az “hol van”, az “milyen értéket képvisel”, továbbá, hogy “merje használni” azt, amije van.
Itt további szempontokat határoztak meg a kerekasztal résztvevők:

• első lépésben adatvagyon felmérést kell végezni, ahol klasszifikálni kell az adatokat (az adatnyilvántartásban pl. tudni kell, hogy hol van a személyes adat (ld. GDPR)),
• második lépésben el kell végezni az adatok elemzését és ki kell alakítani egy közös, közigazgatási ontológiát, egy egységes szemantikai rendszert
• az adatnak gyorsan kell rendelkezésre állni, különben nőni kezdenek az adatfelhasználási költségek és az egész értelmét veszti,
• az adatelérés költségén felül az információ és IT biztonságra nagyon kell ügyelni, ez az adatok értékét is befolyásolja,
• figyelni kell az adatok “életciklusára” is (friss, régi, elavult, történeti értékű)
• az adatmenedzsment tervezett, szabályozott tevékenység (ld. data management framework),
• az adatmenedzselésnek mindig van egy konkrét célja, amit sohasem lenne szabad szem elől téveszteni (mit akarunk ezzel az egésszel (hatékonyabb kormányzást?, döntéstámogatást?, bevételeket?)
• az adatmenedzsment irányító funkciói között át kell gondolni a jogosultságokat, a szabványokat, a szellemi alkotásokhoz fűződő jogokat
• a versenyszféra minden megszerzett adatot igyekszik felhasználni és nincs olyan, hogy nem használja az adatait

A piachoz képest a közigazgatás esetében az lesz egy jellegzetesség, hogy az adatmenedzsmentnek nem csak intézményi, hanem intézményrendszeri szintje is lesz. Tehát a több kis szervezetből összeálló közigazgatási rendszer szintjén is meg kell lennie az adatmenedzsment rendszer egyes elemeinek.

Minden ilyen új téma bevezetését meg kell, hogy előzze egy framework (“keretrendszer” vagy “keretmódszertan”) kidolgozása és elfogadása. A data management esetében a számos létező keretrendszer alapján nekünk kell végig gondolni és leírni a következőket:

• Szereplők (kinek milyen feladata, felelőssége van a közigazgatási adatmenedzselésben – munkamegosztás)
• Struktúrák (milyen intézményeket, szervezeti megoldásokat hozunk létre az adatmenedzselési feladatok végrehajtására, koordinálására, irányítására, monitorozására, szakmai felügyeletére)
• Folyamatok (milyen eljárásokat alakítunk ki)
• Eszközök (milyen eszközöket használunk, pl. a nyilvántartások rendbe tétele, az adatvagyon kataszter vagy a BM NyENY projekt az egyik első és legfontosabb eszközünk, de ettől még nem lesz tudatos adatmenedzselés Magyarországon; az IÁSZ készítés és a KKSZB szeüsz folyamatokba integrálása is egy nagyon jó eszköz, ugyanígy a KÖFOP-ból fejlesztett adattárház megoldások, vezetői információs rendszerek, de még sok más megoldást is ki kell kifejlesztenünk ahhoz, hogy teljes legyen az adatmenedzsment eszközkészlete. Nem utolsó sorban a legfontosabb eszköz itt a képzés, tájékoztatás lesz.
• A menedzsment rendszerbe egy PDCA logikán felépülő, önmagát fejlesztő irányítási ciklust kell bekódolni (“Plan, Do, Check, Act”). – A PDCA-ciklus egy ismétlődő, négylépéses menedzsment módszer, amelyet a termékek és folyamatok kontrolljára és folyamatos fejlesztésére használnak. Deming-ciklusként vagy Shewhart-ciklusként ismert. PDCA: plan – tervezés, do – cselekvés, check – ellenőrzés, act – beavatkozás [Wikipédia]

A fentieket a terület generális szabályozásánál muszáj lesz figyelembe venni.

A Közigazgatási adatmenedzsment bevezetésének javasolt lépései:

1. Adatvagyon felmérése (közadatnyilvántartás)
2. Adatmenedzsment koncepció megfogalmazása
3. Szabályozási háttér megteremtése
4. Szervezeti rendszer kialakítása (data officer-ek)
5. Általános adat-összehangolás kialakítása (szemantika, szintaktika)
6. Törzsadat-kezelés kialakítása
7. Nyilvántartások konszolidálása (forrás rendszerek)
8. Rendszeres adatátadások (akadálymentesített adatcserék – elsődleges adathasznosítás)
9. Rendszeres adatelemzés és riportolás (adattárház rendszerekkel – elsődleges adathasznosítás)
10. Adatok publikálása (másodlagos adathasznosítás)

”

Forrás:
Készítette: Sántha György, Magyary Zoltán E-közigazgatástudományi Egyesület, a Magyary Színpad moderátora, 2018. október 17.
Lásd még: Infotér 2018